Det er et langsigtet arbejde at få en organisation til at gå i takt. Men hvis du husker disse fem elementer, er du bedre stillet i dine bestræbelser på at skabe en fælles indsats på tværs af organisationen.
Du sidder måske i en landsdækkende organisation og overvejer, hvordan I kan styre jeres indsats på tværs af landet. Eller du sidder i en lokal afdeling og undres over, hvad der foregår i hovedkontoret.
Uanset hvilken side det ses fra, har mange organisationer samme udfordring: hvordan løfter vi vores arbejde på tværs af landet og styrker samspillet mellem hovedkontor og de lokale led?
Eller med andre ord: Hvordan koordinerer og styrker vi vores lokale indsats, uanset om det handler om kommunikation, politisk interessevaretagelse eller frivilligindsatsen?
Det er naturligvis et langsigtet arbejde at få en organisation til at gå i takt på tværs af lokale led og organisatoriske niveauer, som skal passe til netop den specifikke organisation. Men jeg peger her på fire generelle elementer I skal huske, hvis I vil skabe en fælles indsats på tværs af organisationen:
1. Respektér den lokale selvbestemmelse
Først og fremmest skal enhver tværgående indsats tage udgangspunkt i en respekt for den lokale selvbestemmelse. Det er både et formelt behov og en pragmatisk nødvendighed.
Hvis ikke de lokale besluttende organer føler sig inddraget, vil de helt naturligt støde initiativerne fra sig som et fremmedlegeme. Hvis ikke de lokale frivillige og ressourcepersoner brænder for den fælles indsats, ja, så leverer de en halvhjertet indsats.
2. Anerkend de lokale ressourcer
Fælles initiativer skal ikke blot respektere lokal beslutningskompetence (formel og uformel) den skal også bygge på de ressourcer, der er til stede i de forskellige led i organisationen.
Det betyder helt konkret, at indsatserne skal matche de ressourcer, der rent faktisk er til stede. I må hverken skyde over målet med krav om for store planer og projekter, eller skyde under målet og give kedelige praktiske opgaver der ikke opleves interessant eller relevant. Dette gælder både i forhold til opgavernes omfang og de kompetencer, der er til rådighed.
Den bedste måde at sikre, at I reelt bygger på de lokale ressourcer og kompetencer er, at I formulerer indsatsen i dialog på tværs af organisationen. Det vil også sikre inddragelse i beslutningsproces og lokalt ejerskab.
Men ikke kun mål og generelle rammer skal formuleres gennem dialog. Der skal også udvikles metoder og konkrete værktøjer, så de lokale eller frivillige nemt og enkelt kan yde en indsats. Igen med respekt for deres ideer, ressourcer og kompetencer. Værktøjskassen og eventuel uddannelse eller workshops skal også give dem plads til at oversætte det til lokale forhold.
3. Skab værdi lokalt
Selv hvis indsatsen er udviklet med respekt for den lokale suverænitet og med udgangspunkt i de kompetencer og ressourcer, der er til stede i de forskellige dele af organisationen, kan den tværgående indsats sagtens sande til. Eller slet og ret blive ignoreret. Det vil ofte ske, hvis ikke indsatsen giver værdi for alle de involverede dele af organisationen.
I en travl hverdag vil man automatisk og helt forståeligt prioritere de indsatser, der opleves at give værdi, der hvor man er.
Det gælder vel at mærke både på hovedkontoret, hvor konsulenter og koordinatorer ofte har mange andre opgaver end at understøtte det lokale og frivillige arbejde, og i lokalt hvor lokale prioriteringer og sager presser sig på.
4. Lær at lede frivillige
Ledelse er altid vigtigt for at skabe forandring og fælles indsats. Og når det handler om at skabe frivilligt følgeskab – hvad enten det er i forhold til af få lokale organisationer til frivilligt at byde ind i en fælles indsats, eller det handler om at få frivillige til at deltage i arbejdet lokalt eller centralt – så er der nogle særlige forhold, I skal huske.
Ledelse af frivillige og frivillige processer sætter nemlig særlige krav til jer om forventningsafstemning, reel delegering af ansvar og anerkendelse af indsats samt mulighed for personlig udvikling og socialt fællesskab.
Alt sammen klassiske ledelsesopgaver, men de er særligt vigtige, når indsatsen er baseret på frivillighed.
5. Vind organisationen og de frivillige over
Hvis du ønsker at mobilisere hele jeres organisation, på tværs af niveauer, afdelinger og ansatte/frivillige i en fælles indsats, handler det kort sagt om at mobilisere og engagere. Ikke om cirkulærer og vejledninger, som man nogle gange kan forfalde til.
Du skal tage udgangspunkt i de ressourcer, der er til stede, og sikre at indsatsen giver værdi for alle led i organisationen.
Det er afgørende, at indsatsen bygger på en god forventningsafstemning, allerhelst baseret på fælles udvikling af den konkrete indsats og en fælles værktøjskasse.
Ofte vil det give mening at efterlade betydeligt rum for selvstændig oversættelse af indsatsen til lokale forhold og sætte særligt fokus på dem der kan og vil gøre en ekstra indsats. Det er meget vanskeligt at presse en fælles indsats ud i hele organisationen med ordrer og reprimander, men med gode eksempler og frontløbere kan man få de fleste med på vognen.
Klummen har tidligere været bragt i Impact Insider: